138.Excel教學- 9 種幫助你提供工作效率,必學 Excel 技巧/功能 @ Mr.Lazy愛偷懶先生

Dear All,

使用多年Excel後，會養成自己的使用習慣，這些習慣不一定能夠節省工作者的時間，如果想要提高自己的工作效率的話，只要學會以下6種必學、提供工作效率的方式就行了。

使用版本: MS Excel 2019。

Tips 1:【尋找與取代】分開資料

收到特定資料，需要將地址資料分開到不同的儲存格上，大多使用 Right、Left 等文字函數。現在有更快更方便的方法。使用【尋找與取代】功能。

全選範圍後，按下Ctrl + H鍵→尋找目標輸入: *- 或是-*，取決於想要保留的資料為何:

尋找目標	原始資料
*-	臺北市南港區合順街19號
-*	115

Tips 2: 善用【快速填滿】功能

只要輸入1、2個範例後，按下【快速填滿】功能，Excel就會快速產生/模仿，產生相同/類似位置的數值。

同樣的，如果要縮寫地址的話也是可以的，但是需要多寫幾個範例讓 Excel 來判斷。如下圖所示。

功能快捷鍵: Ctrl + E鍵。

【快速填滿】位置: 常用→編輯→填滿→快速填滿。

Tips 3: 設定【組成群組】改變範圍

點選表格→插入樞紐分析表後，列標籤會顯示以「月」為單位的資料呈現方式，如下圖。使用【組成群組】功能的話，就可以改變資料呈現方式。操作如下:

點選其一個列標籤數月份後，右鍵→選擇【組成群組】→跳出【群組】視窗→點選「季」確定。

Tips 4: 快速改變【值的顯示方式】

【累計加總】設定

Tips3 說完「列標籤」的改變數值呈現方式後，在「值」的部分也有類似功能。操作如下:

點選「值」右鍵→選擇【值的顯示方式】→選擇「計算加總至」→欄位確認後，按下確定。完成如下圖。

【總占百分比】設定

操作如下: 點選「值」右鍵→選擇【值的顯示方式】→選擇「總計百分比」。

【銷售排行】設定

操作如下: 點選「值」右鍵→選擇【值的顯示方式】→選擇「從小到大排列」。

值的顯示方式	說明
從小到大排列	最小值顯示為1、……、最大值顯示為7。
從大到小排列	最大值顯示為1、……、最小值顯示為7。

【差異、差異百分比】設定

此功能指的是，依某一數值作為基準數/標準值，用此數值來和其他數值做比較，進而比較出相差多少數值、相差多少百分比。下圖為 6 月: 3234數字，作為基準數/標準值呈現。標準值指作為 100%。

此功能經常用來比較年度業績是否有達標用。

圖	比較月	比較月數值	與6月相差/%
上左圖	5月	3010	-224 / 6.93%
上右圖	7月	2835	-399 / 12.34%

如果想要和前一個月比較業績是否有衰退/成長的話，只要在選擇比較相差的數值時(左下圖)，選擇「前一」，就能與前一個數值做比較。百分比相差也是有同樣功能。

Tips 5: 僅顯示【圖示集】狀態

比較數值時，如果想要一目了然地顯示達標狀態的話，可以使用【格式化條件】的【圖示集】功能。

開啟位置: 常用→樣式→設定格式化的條件→圖示集→其他規則。設定注意:

功能	設定
圖示樣式	除了選擇樣式外。注意: 要打勾【只顯示圖示】**
圖示	差異之設定	類型
綠燈	>0；當數值大於0時，顯示	改成「數值」
橘燈	>=0；當數於小於或等於0時，顯示
紅燈	<0；當數值小於0時，顯示

Tips 6: 設定資料不重複輸入

此功能主要用在員工要定期性統整資料/彙整資料時用，當許多人共同編輯一份文件時，很容易發生資料重複輸入的情形，此時要善用【資料驗證】的自訂功能。過程中，讀者會用到COUNTIFS函數功能。

在COUNTIFS函數內加入判斷條件的話，會只顯示「TURE」、「FALSE」。

欄位	公式
E2-E11	=COUNTIFS(A:A,A2,C:C,C2)<=1
欄位	說明	結果
E3	範圍內僅有1筆資料符合	TRUE
E7	範圍內，合計有2筆資料符合	FALSE
E8	範圍內，合計有2筆資料符合	FALSE
E9	僅輸入月份，讓判斷不成立	TRUE
E10	僅輸入姓名，讓判斷不成立	TRUE

接下來，為了讓範圍內數值，依條件只能輸入一次，操作如下:

按著Ctrl鍵，框選 A2:A13、C2:C13 範圍→開啟【資料驗證】功能→在儲存格內允許，選擇「自訂」→輸入公式:

=COUNTIFS($A$2:$A$13,A2,$C$2:$C$13,C2)=1

當輸入資料不符合條件時，就會顯示如下圖:

Tips 7:【組成群組】隱藏資料

當資料需要隱藏時，多數人會使用「隱藏」功能來保護資料，但需要開啟隱藏資料時，需要右鍵點選取消隱藏，這是非常麻煩的事情。因此，如果資料太多或判斷資料沒有需要到保護的層級，只要隱藏即可的話，就可以使用組成【群組功能】。

框選範圍後→點選資料→大綱→組成群組→資料編輯列下方，就會顯示如下(紅框處)‧

就可以使用此功能，快速開啟、隱藏不必要的資料。

Tips 8:【;;;】隱藏資料顯示

上述教到隱藏可以看見的數據，接下來教讀者: 如何隱藏儲存格欄位內的數值，即便使用填滿色彩也看不到。

框選範圍後→開始儲存格格式→自訂→類型輸入: ;;; →確定。

儲存格格式快捷鍵: Ctrl + 數字1鍵。

完成後，即便資料編輯列有數值，也不會顯示儲存格欄位內。

Tips 9: 用pptx設計特殊圖案

使用Excel時候，特別需要波浪圖或是幾何圖形時，應該要怎麼辦? MS-PPT 可以辦到。

使用版本為 MS 2016版本。

功能位置: 格式→插入圖案→合併圖案。

說明: 此功能能夠將2個不同的圖案進行合併、分割等功能。

功能解釋，如下:

功能	說明	圖案
原始圖案	NA
聯集	將兩個圖案合併成一個圖案。會依照先點選的圖案來決定最後的顏色。先選雙波浪圖，最後為深藍色。
合併	減去兩個圖案重疊的部分。合併後圖案數量為一。
分割	依照兩圖的邊緣進行切割。分割後圖案各自獨立。右圖: 圖案數量為三。
交集	與分割相反，僅保留兩圖交疊的部分。右圖: 僅剩一張圖案。
減去	依照點選順序，刪除先點選圖案被覆蓋的部分，保留未被覆蓋處。左圖: 先點選波浪圖。右圖: 先點選矩形。