Mr.Lazy愛偷懶先生

讀者使用 Excel 整理資料時，需要將大量資料依照特定欄位名稱類別區分後，分別進行列印動作。如果想到達到上述方式的話，需要使用【排序】、【小計】功能。

使用版本: Excel 2019。

完成圖:

開始之前 必須注意!!

開始教學之前，讀者要先釐清一個觀念，這很重要，也因為這個觀念，害我在進行練習時，花了數小時才釐清問題點。如果要進行分頁列印的話，須注意:

《【格式化為表格】不能與「分頁列印」一起使用。》

主要原因是，【格式化為表格】是將數據設定格為「完整的」的表格，而操作分頁列印過程中，會自動在資料內插入小計欄位，因此在進行分頁列印時候，資料必須不是【格式化為表格】狀態。

教 學 步 驟

先針對資料進行排序。先將資料依照部門、職位 (由處長、經理、專員) 進行排序。

1. 在框選資料範圍後，點選上方之【資料】→【排序與篩選】→【排序】。

2. 在【排序】視窗中，排序方式選擇「部門」；順序選擇「A到Z」。

3. 點選左上角「新增層級」次要排序方式選擇「職位」；順序選擇「自訂清單」。並在新清單新增。如下圖所示。

4. 確定後，資料將會重新排列。

接下來，進行【小計】分頁功能設定。

5. 框選資料範圍後，點選上方之【資料】→【大綱】→【小計】。

6. 因為要依照「部門」欄位，來進行分頁列印，依照下圖所示設定:

• 分組小計欄位選擇「部門」
• 選擇函數默認顯示的「計數」
• 新增小計位置，僅打勾「部門」
• 下方處打勾「每組資料分頁」後，按下確定。

完成後，如下圖所示。

設定分頁列印完成後，接下來要設定每個分頁的標題。

7. 點選上方之【頁面配置】→【版面設定】→【列印標題】。

8. 在版面設定視窗中，標題列選擇 $1:$1 整列後，確定。

9. 查看設定預覽結果。到上方之【檔案】→【列印】，來預覽練印結果。