Mr.Lazy愛偷懶先生

Dear All,

做行政工作時，行政上需要快速製作列印多人名牌、信封等，總會讓人覺得複雜難懂，不！其實非常簡單，快速。

練習檔下載：點選下載 (Excel, Word檔)。

使用版本：Excel 2019, Word 2019

使用的功能：Word 郵件功能。

Step 1：製作Excel清單

在製作多人名牌前，需要先製作《姓名》、《職位》可以連結的 Excel 清單。(如下載「第106篇.練習檔」。

Step 2：製作Word 表格

接下來，要製作Word表格的格式。

插入表格：【插入】→【表格】→【選擇2x2表格】

調整表格大小：點選表格右上角右鍵→點選【表格內容】→點選【列】→修改【指定高度】→改成５公分→【確定】。

Step 3：先調整表格的格式

因為之後插入連結後，較無法調整文件格式／樣式，所以可以在此階段將格式調整清楚，如：垂直對齊方式(置中對齊)、文字置中、文字大小等。

Step 4：與Excel檔案連結

建立好表格後 →【郵件】→【選取郵件者】→【使用現有清單】→選擇【第106篇.練習檔】→【確定】。這樣子就能建立連結。

Step 5：插入對應欄位

  點選欄位後→選擇【郵件】→【插入合併欄位】→選擇【姓名】插入→再選擇【職位】插入。

Step 6：複製連結，貼上其他欄位

複製《姓名》、《職位》後，貼在其他表格上。

可以按【預覽結果】顯示測試。

位置：【郵件】→【預覽結果】。

Step 7：表格插入【規則】

在Step 6 會發現，《姓名》和《職位》無法依照順序顯示資料。這時，只需要插入新的【規則】就可以。

點選第二格文字最前面 (點選《姓名》前) →點選【郵件】→【規則】→選擇【下一筆紀錄】→ 複製已插入資料後 → 貼在其他表格上 → 按【預覽結果】測試。

備註：插入規則後，格式也許會亂掉，此時不用理會。

Step 8：列印

確認好文件數量。此時，列印方法有 2 種，【正常列印】、【完成與合併】的列印。

    【正常列印】：須注意，要先點選【預覽結果】在進行列印。

【完成與合併】：列印操作，如下圖。

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