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Dear All,

讀者問道:目前用Excel 來管理每日、每週、每月的營業報表,有什麼方法可以將Excel中不同工作表的資料,快速合併加總,以及一鍵更新。

回應:其實方法有很多種,使用「+」符號將個別數字加總起來,但這會造成公式太長、不好閱讀。

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所以,我將介紹給讀者一種方法,設定上快速、不用寫公式的方法。

使用到的工具: 合併彙算、巨集功能、按鈕(表單控制項)

 

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完成圖:

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  一、介紹合併彙算功能  

顧名思義就是將每一頁的工作表格資料,合併在同一工作表內,這最常用在每日、週、月的營業額報表裡。

位置: 資料→資料工具→合併彙算。

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  二、【合併彙算】操作步驟  

Step1: 在「業績彙總」工作表內,先點選A1儲存格。

因為要在「業績彙總」工作表內彙整,操作流程就必須在工作表內操作。

點選A1儲存格僅是要有一個作業錨點。

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Step2: 開啟「合併彙算」功能。

範例目標: 是要加總7-10月間的業績,因此在【函數】位置選擇加總。

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接下來,點選【參照位址】後,再點選右邊「選擇範圍紐」,來框選範圍。完成後,直接按「新增」即完成。

提醒讀者: 框選時候,可以直接框列「A欄位」到「F欄位」即可。欄位下方的所有儲存格皆能被框列進去。

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每一個月份都必須逐一框列範圍,完成如下:

提醒讀者:

> 如果各工作表名稱皆有規律的話,只要直接在「參照位址」,更改框選範圍的名稱可以了。如果有名稱欄的話記得再頂端列或最左欄打勾。

> 頂端列: 指電腦、筆電、印表機、投影機那一列;最左欄: 指姓名那一欄。

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Step3: 直接按下「確定」即可完成,但是有個問題。

回到「業績彙總」工作表,再按下【確定】即可完成。

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但有個問題: 所跑出來的的數字是「數值」。

意思是: 業績彙總表的數字不會因為其他工作表數字更動而一起連動。

所以大部分讀者寧願選擇比較麻煩的方法: 逐一點選各工作表的位置,然後加起來。

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現在,有一個辦法可以解決此問題。就是巨集功能。

 

  三、巨集功能介紹  

說直接一點就是操作的錄影功能。當按下開始錄製後,會開始記錄使用者的每一個操作,按下停止錄影,代表完成錄影。

提醒讀者: 進行錄影時,請不要心急,即便操作超過10分鐘也沒關係。

位置: 開發人員→程式碼→巨集。

快捷鍵: Alt + F8。

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如果沒有開發人員功能的讀者,請閱讀下方連結:

Excel教學-開啟開發人員, VBA功能

 

  四、範例錄製巨集的操作過程  

點選【錄製巨集】→點一下A1儲存格→點選【資料】→【合併彙算】→再下【確定】→慢下【停止錄製】。

 

  Step1: 點選「錄製巨集」。  

點選後,會出現以下畫面,【快速鍵】功能目前不適合初學者()使用,下次有機會再說明。接下來直接按【確定】,就會直接開始錄製。

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  Step2: 點一下A1儲存格  

主要是為了替自動生成的表格做一個基準點,這樣子不管滑鼠再哪,資料產生的位置都不會出錯。

 

  Step3: 點選【資料】→【合併彙算】→再下【確定】。  

因為已經事前建立好所有【參照位址】的內容,因此只要直接按下【確定】就完成了。

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然後,再到【開發人員】→按下【停止錄製】。

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以上就完成巨集功能的錄製。再【巨集】內,讀者就可以看到自己剛剛錄製好的巨集。

  五、按鈕(表單控制項)介紹  

建立一個按鈕來執行設定的巨集。操作如下:

位置: 開發人員→插入→表單控制項→按鈕。

 

Step1: 插入【按鈕(表單控制項)】

點選畫框插入後會跳出【指定巨集】,只要點選剛錄好的「巨集1」,然後按下確定完成。

按鈕更名: 按鈕上按右鍵→編輯文字。

移動按鈕: 按鈕上按右鍵→點選空白處→就可以用左鍵移動按鈕。

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延伸閱讀:

83. Excel教學 – Excel 資料快速分門別類!(自訂排序, 自訂清單)

82. Excel教學 – 5秒完成定義名稱 & 公式簡化 (名稱管理員)

 


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