Mr.Lazy愛偷懶先生

Dear All,

剛創立公司，會遇到「勞基法實施細則」規定：

第 21 條

本法第三十條第五項所定出勤紀錄，包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄。

前項出勤紀錄，雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時，應以書面方式提出。

而且，任何形式的打卡紀錄，個人覺得必須包含：

• 勞工自行、主動打卡。
• 打卡時間，必須記錄到「分」為單位。
• 每月打卡紀錄結束後，必須列印後，交給員工簽名確認無誤。
• 員工之工時分析。
• 防呆模式。

綜合以上所述，考慮小型公司可能適合的模式，建議可以使用「 Google 表單(Forms) 」來執行打卡工作。

打卡位置：請點我。

使用工具：Google Forms, Excel 2019。

完成圖：

Google 表單使用

1 號框：輸入此表單的抬頭，【表單說明】可忽略不用。

2 號框：輸入想問的問題，如：打卡時段、選擇打卡人是誰等等。

4 號框：請打開，這樣才不會漏答。

3 號框：選擇問答的樣式。「打卡時段」可使用【選擇題】；「選擇打卡人」可使用下拉式選單。

填入員工姓名技巧

使用表單填入員工姓名時，請不要一個一個複製貼上。

讀者可以直接在 Excel 上複製員工姓名，在第一格位置 (選項1)直接全部貼上，就完成了。

管理模式建議

前文提到，建議滿足上述條件，以利後續管理，以下是建議管理模式：

勞工自行、主動打卡。

上班時，共同使用 1 至 2 台公務電腦，以定點方式讓員工自行打卡紀錄。較能避免員工曠職打卡陋習。

備註：如果環境許可，將打卡電腦架設在監視器涵蓋範圍內，如果有協助他人打卡行為發生，可以使用【時間戳記】與監視器時間交叉比對，抓住問題。

打卡時間，必須記錄到「分」為單位。

因為是使用Google 表單打卡，會顯示實際打卡時間 (時間戳記)。以利後續分析員工上班狀況。

每月打卡紀錄結束後，必須列印後，交給員工簽名確認無誤。

因為生成的表單是 Excel ，可以更容易透過篩選方式，篩出特定員工的上下紀錄。

員工之工時分析。

同樣生成表單是Excel ，在分析上會更容易。

防呆模式。

• 總和上述，表單部分使用【必填】方式，防止漏打卡發生。
• 僅使用一台公用電腦打卡，不分享表單網址，是為了避免曠職打卡情形發生。

後記：

> 這種模式，畢竟只是和小公司執行，大公司建議使用更適合的方法。

> 因為是在線上產生 Excel 檔案，接下來教學會介紹分析員工上下班打卡的 Excel 使用技巧。

延伸閱讀 : 

116. Excel教學-讓 Google 表單與 MS Excel 連結,自動抓取網頁資料, 回傳並更新