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Dear All,

讀者問道:

目前用Excel 來管理每日、每週、每月的營業報表,有什麼方法可以將Excel中不同工作表的資料,快速合併加總,以及一鍵更新。

回應:

其實方法有很多種,使用「+」符號將個別數字加總起來,但這會造成公式太長、不好閱讀。

所以,我將介紹給讀者一種方法,設定上快速、不用寫公式的方法。

使用工具: 合併彙算、巨集、按鈕(表單控制項)

Excel 版本: Excel 2019。

下載網址: 練習檔下載。

完成圖:

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一、介紹合併彙算功能  

此功能顧名思義,是將每一頁的工作表格資料,合併在同一工作表中,這最常用在每日、週、月的營業額報表裡。

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  二、【合併彙算】操作步驟  

Step1: 創建新的工作表,點選 A1 儲存格。

1. 因為要在新的工作表內彙整,建立新的公作表,命名為: 資料彙整。

2. 再點選 A1 儲存格作為一個作業錨點/判斷點。

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Step2: 開啟「合併彙算」功能

範例目標: 加總 7 - 10 月間的業績,因此在【函數(F)】位置選擇「加總」。

1. 功能位置: 資料 → 資料工具 → 合併彙算。

2. 點選【參照位址(R)】位置後 → 選右邊「選擇範圍紐」來框選範圍。完成後,直接按「新增」即可

提醒讀者:

  • > 框選時候,可以直接框列「A欄位」到「F欄位」即可。欄位下方的所有儲存格皆能被框列進去。
  • > 如果各工作表名稱皆有規律的話,可直接在「參照位址」處,更改框選範圍的名稱。如果有名稱欄的話記得再頂端列或最左欄打勾。
  • > 頂端列: 指電腦、筆電、印表機、投影機那一列;最左欄: 指姓名那一欄。

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Step3: 直接按下「確定」即可完成,但是有個問題!!

回到「業績彙總」工作表,再按下【確定】即可完成。

但是,問題出現了!!! 呈現的彙整資料是「數值」。

意思是: 「業績彙總表」的數字,不會因為其他月份數據改變而一起連動。

所以大部分讀者寧願選擇比較麻煩的方法: 逐一點選各工作表的位置,然後加起來。

現在提供一個方法解決,使用「巨集功能」。

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  三、巨集功能介紹  

說直接一點就是操作的錄影功能。當按下開始錄製後,會開始記錄使用者的每一個操作,按下停止錄影,代表完成錄影。

提醒讀者: 進行錄影時,請不要心急,即便操作超過10分鐘也沒關係。

位置: 開發人員→程式碼→巨集。

快捷鍵: Alt + F8。

如果沒有開發人員功能的讀者,請閱讀下方連結: 84.Excel教學-開啟開發人員, VBA功能

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  四、範例錄製巨集的操作過程  

點選【錄製巨集】→點一下A1儲存格→點選【資料】→【合併彙算】→再下【確定】→慢下【停止錄製】。

Step 1 : 點選「錄製巨集」

點選後,會出現以下畫面,【快速鍵】功能目前不適合初學者(我)使用,下次有機會再說明。接下來直接按【確定】,就會直接開始錄製。

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Step 2 :  點一下A1儲存格  

主要是為了替自動生成的表格做一個基準點,這樣子不管滑鼠再哪,資料產生的位置都不會出錯。

 

Step 3 : 點選【資料】→【合併彙算】→再下【確定】。  

1. 因為已經事前建立好所有【參照位址】的內容,因此只要直接按下【確定】即可。

2. 然後,再到【開發人員】→按下【停止錄製】。

3. 以上就完成巨集功能的錄製。再【巨集】內,讀者就可以看到自己剛剛錄製好的巨集。

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  五、按鈕(表單控制項)介紹  

建立一個按鈕來執行設定的巨集。操作如下:

1. 插入位置 : 開發人員→插入→表單控制項→按鈕 (表單控制項)。

2. 點選插入「按鈕 (表單控制項)」話框後,會自動跳出「指定巨集」,只要點選剛錄好的「巨集1」,然後按下確定完成。

3. 按鈕更名 : 按鈕上按右鍵 → 編輯文字。

4. 移動按鈕 : 按鈕上按右鍵 → 點選空白處 → 就可以用左鍵移動按鈕。

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延伸閱讀:

83. Excel教學 – Excel 資料快速分門別類!(自訂排序, 自訂清單)

82. Excel教學 – 5秒完成定義名稱 & 公式簡化 (名稱管理員)

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